In den meisten Organisationen ist ein Office-Paket von Microsoft heute das Mittel der Wahl für die Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen. Spätestens seit der Pandemie haben viele Organisationen auf die Cloud-Lösung Microsoft 365 (MS 365) umgestellt. Neben Kollaborationsfunktionen bietet MS 365 auch eine zentrale Ablage von Dokumenten und vereinfacht so das mobile Arbeiten.

Die Vielfalt der Nutzungsmöglichkeiten, die grundsätzliche Unbegrenztheit der verarbeiteten Inhalte und die Speicherung in der Public Cloud rufen allerdings auch den Datenschutz auf den Plan: Denn die Offenheit der Services geht mit datenschutzrechtlichen Pflichten und Fallstricken einher. So ist in vielen Fällen eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) erforderlich.

Unternehmen müssen sich fragen: Hat meine Art der Nutzung von MS 365 voraussichtlich hohe Risiken für diejenigen, deren Daten verarbeitet werden sollen? Wenn ja, welche Risikoszenarien bestehen im Einzelnen, wie sind die Risiken zu bewerten und welche Maßnahmen können ergriffen werden, um diese Risiken zu reduzieren?

Im Seminar werden zunächst die grundlegenden Kriterien zur Bewertung, ob eine DSFA erforderlich ist, vorgestellt. Sodann wird auf die einzelnen Schritte, die im Rahmen einer DSFA durchzuführen sind, eingegangen. Ausgehend von den so beschriebenen rechtlichen Anforderungen wird gezeigt, wie ein Projekt zur Durchführung einer DSFA für MS 365 aufgesetzt werden kann, das diese Anforderungen erfüllt und dabei mit effizientem Ressourceneinsatz zum Ziel gelangt.

Darüber hinaus wird auch auf aufsichtsbehördliche Meinungen und einen pragmatischen Umgang mit ihnen eingegangen. Praxisnahe Fallbeispiele ermöglichen den Teilnehmenden, das erworbene Wissen unmittelbar in typischen Nutzungsszenarien von MS 365 in der Organisation anzuwenden.

Fach- und Führungskräfte (insbesondere Bereiche IT, Informationssicherheit / Cybersecurity und Datenschutz), Datenschutzbeauftragte

Vortrag, Diskussion, Musterdokumente, praxisnahe Fallbeispiele

Für die Teilnahme sind ein PC oder Laptop mit stabilem Internetzugang, Audio, Mikrofon (Headset) und Kamera erforderlich.